Wartemusik lässt sich für zahlreiche Aktionen einsetzen. Sie kann zum Beispiel eingespielt werden, während der Anrufer auf Hold gesetzt oder weiterverbunden wird. Die meisten Callcenter nutzen diese Musik, wenn sich der Anrufer in der Warteschleife befindet und auf das Durchstellen wartet. Einige Anlagen verwenden die Wartemusik anstelle eines gewöhnlichen Klingeltons. Wenn also ein Anrufer eine Verbindung aufbauen möchte und die Nummer wählt, ertönt statt des gewöhnlichen Klingelns eine Musik bis zum erfolgreichen Telefonat-Aufbau.

Das Telefonat ist entscheidend darüber, ob man aus einem Interessenten einen Kunden macht. Oft wollen die Kunden nur etwas erfragen oder ein Problem melden. Welche Fehler man bei der Warteschleifenmusik machen kann und wie man seinen Kunden diese Zeit angenehm gestalten kann, wird nachfolgend beschrieben.

„Wir sind gleich für Sie da“, dieser Satz hat in der Warteschleife nichts zu suchen. Wenn viele Kunden in der Leitung sind, kann sich der Begriff „gleich“ ganz schön dehnen und man verspricht mit diesem Satz etwas, was man nicht halten kann. Das macht den Kunden nur wütend. Besser ist es, wenn man den Anrufern kurze Informationen über den aktuellen Stand gibt. Darüber hinaus sollte man seinen Anrufern eine Alternative bieten können.

Wer seinen Kunden eine Alternative bieten möchte, sollte trotzdem keine Nummer oder E-Mail-Adresse aufzählen. Nicht immer sind Stift und Papier zur Hand, um schnell mitzuschreiben. Noch einmal anrufen, um den ganzen Text erneut zu hören, ist sehr anstrengend. Die meisten Anrufer haben die Telefonnummer auf der Homepage des Unternehmens gefunden, hier sollte man auch alle notwendigen E-Mail-Adressen und ein Kontaktformular finden.

Der Text in der Wartschleife sollte immer kurz und knapp sein. Die Texte sollten lediglich die wichtigsten Informationen beinhalten. Die Geschäftsform zum Beispiel hat hier nichts zu suchen.

Die Musik sollte mit Blick auf die Zielgruppe und die Branche ausgewählt werden. Für Steuerberater, Anwälte oder Apotheker sollte eine vertrauensvolle und seriöse Melodie ausgewählt werden. Start-Ups machen mit moderner Musik nichts falsch, allerdings sollte darauf geachtet werden, dass die Musik nicht zu überschwänglich wirkt und trotzdem seriös klingt. Sobald die richtige Musik gefunden wurde, muss die richtige Lautstärke gefunden werden. Wichtig ist, dass diese nicht zu laut abgespielt wird, sonst legt der Kunde mit Ohrenschmerzen auf.

Im Internet findet man zahlreiche Anbieter für gemafreie Warteschleifenmusik. Zwar ist es hier möglich, ein Nutzungsrecht zu erstehen. Wer die Musik aber bearbeiten möchte, braucht ein Bearbeitungsrecht. Wer die Musik schneiden oder mit Text unterlegen möchte, muss unter Umständen tiefer in die Tasche greifen.

Die beste Möglichkeit ist es, sich Warteschleifenmusik individuell komponieren zu lassen. Hier gibt es keine Probleme mit dem Musikrechten, die Melodie kann optimal abgestimmt werden und dient obendrein als Alleinstellungsmerkmal.